「課題」と「TO DO」の管理について

朝から晩まで稲川じゅんじさんのお話を聞いています。
どうも、しまです。
いやあぁぁぁぁ唖然!?
ということで、文字で霊的なものを表現しようとしてもちょっと難しいですね。
とにかく、明日からお盆休みですが、浮かれずに真面目なお話をしたいと思います。
ひさしぶりの夜中まで残業・・・
おもしろい記事を読んだのでここで共有したいと思います。
ポイント①
=「障害」や「ギャップ」は、目的の達成を阻む「問題」
ポイント②
=「問題」を解決しない限り、ゴールに到達できない。
ポイント③
=言葉の意味をしっかりと定義を付けし、プロジェクトメンバー全員がその言葉の意味を「ずれがなく」すぐに説明できる。
今までのポイントが「課題とTo Do管理」ができるかできないか左右します。
ここでわかりやすく図で表して頂いてますのでご覧下さい。
北海道人
リスクは、「問題」にならないように管理することが重要です。そのためには、初めにリスク管理計画を立てる必要があります。計画を立てるには、リスクを特定し、発生確率と発生時の影響度を分析して優先度を設定、それぞれの対応策を検討します。プロジェクトを実行している間は、計画に従ってリスクを監視し、「問題」になる前に手を打っていきます。
ここまでしていればなんら問題が発生しないのではないかと思われがちですが、必ず「問題」がどんな「プロジェクト」にも発生します。。

 「問題」の中には、今すぐにでも対処しなければならないものがあり、解決策がこれまでの経験などから明らかになっているものもあります。一方で「問題」であることは認識されたものの、何が発生原因で、どのように解決すればよいかが分からない、もしくは解決する必要があるのかどうかすら分からないという「問題」もあります。
 プロジェクト活動を行っていると、あるべき姿と現実とのギャップから、様々な「問題」が浮き彫りになってきますが、プロジェクトの目的を達成するために、必ずしもすべての「問題」を解決しなければならないということではありません。「問題」を深堀し、その結果から本当に手を打たなければならない「課題」を抽出することが重要なのです。
 「リスク」と、「問題」「課題」の意味とそれぞれの関係が整理されれば、残りの「To Do」は簡単です。

「課題」を解決するためにやるべきことを細分化し、「いつまでに、だれが、何をすべきか」を示したものです。「To Do」として示された内容のタスクを、期限までに、担当となった人が実行し、結果を出すことによって、「課題」が解決されていくのです。
最後に
記事のタイトルである
「課題」と「ToDo」の管理についてまとめてあります。
【「課題管理」の定義】
 プロジェクト活動中に発生する「問題」「課題」をとらえ、解決策を検討・実行し、最終的に解決するまでを監視するプロセスのことです。
【「To Do管理」の定義】
 プロジェクト活動中に発生する「やるべきこと(To Do)をとらえ、いつまでに、だれが対応するのかを明確にし、対応状況を監視するプロセスのことです。
 実際プロジェクトの現場で課題を管理している課題リストを見てみると、「リスク」「問題」「課題」「To Do」が混在していることが少なくありません。いつ発生するか分からない「リスク」がリストの上のほうに放置されていたり、深堀されていない「問題」が内容欄に記載されていたり、「何をすればいいのかが分からない」というかのように対応状況欄に何も記載されていない、といった状態です。
 さらには、細かな「To Do」までがすべて記載され、リストの件数が数百件にもなっているリストもあります。これでは、本来管理しなければならない重要な課題が埋もれてしまい、見落としてしまっているという“最悪の状態”になっても仕方がありません。
多くの会社が、問題や課題、リスク、マネージメントなどの
用語や言葉を使っていますが、
個人的なスキルの前に、共有するべきところは「言葉の定義」ですかね。
とても大事なことなのではないでしょうか。
極端なはなしが、「やばい」という言葉と「危ない」とう言葉では、
どちらが危機感を感じられるかというと人それぞれなのが現実です(笑)びっくり
職場の同僚に聞いてみては?聞き耳を立てる
参考記事 http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20090811/335441/?ST=ep_growth&P=3

「課題」と「TO DO」の管理について

One thought on “「課題」と「TO DO」の管理について

  • 2013-11-05 at 8:37 PM
    Permalink

    前のプロジェクトでは、Todoは課題にするほどでもない軽い問題or確認したいことみたいな扱いで、課題はクリティカルな問題って感じでした。
    なので、Todoに書いたことがクリティカルだと発覚したら課題になったりしてました。
    一応、IBMプロパーの人が管理していたんですが・・・。

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